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商务部国际贸易经济合作研究院

Chinese Academy of International Trade and Economic Cooperation, MOFCOM

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   有效的出口管制措施是维护国家安全和实现防扩散目标的重要手段。作为具有一定工业和科技能力的国家,中国坚决反对大规模杀伤性武器及其运载工具的扩散,中国在出口管制领域采取了极为负责任的政策和举措,建立起了涵盖核、生物、化学、导弹以及相关两用物项和技术等领域出口管制法规体系。企业作为基本的经营实体,是国家出口管制制度建设的重要环节。严格执行国家出口管制法律法规,维护国家安全和社会公共利益是企业的责任和义务,也是企业赢得国际合作伙伴信赖,稳定和扩大海外市场以及融入经济全球化进程的客观要求。

依据国家出口管制法律法规关于两用物项和技术出口经营者应当建立、健全两用物项和技术出口的内部控制机制的规定,商务部决定在从事两用物项和技术研发、生产及进出口企业中,推行建立企业内部出口控制机制,并提出以下指导意见:

一、明确指导思想,强化制度管理

企业建立内部控制机制应以科学发展观为指导,自觉执行国家出口管制政策法规,维护国家安全和社会公共利益;坚持“顶层建设、自上而下、全员参与、制度管理”的方针,履行出口控制责任和义务;树立诚信经营和负责任形象,有效规避和减少贸易风险,不断提升企业在国际市场的竞争力,实现可持续发展。

二、遵循基本原则,遵守法律法规

基于出口管制工作的特点,企业建立内部控制机制应遵循以下原则:

(一)守法原则

严格执行国家出口管制政策法规是企业开展两用物项和技术对外贸易的前提和条件。企业建立内部控制机制应将保证严格执行国家出口管制法律法规作为其经营理念的重要内容。

(二)独立性原则

企业的出口控制义务应置于其商业利益之上。企业内部控制机制既作为企业现行管理制度的重要组成部分,又应在企业经营管理体系中独立存在。企业通过流程控制和制度保证,对自身经营行为进行规范并自我监督,对违反国家出口管制政策法规的经营行为在内部行使否决权。

(三)全面控制原则

企业知道或得到出口管制主管部门通知,其所出口的物项存在扩散风险时,无论该物项是否属列入国家出口管制法律法规管制清单范围,都应当进行出口控制或申请出口许可。

三、规范行为准则,明确基本要素

为使企业建立起权威、严谨、具有可操作性的内控机制,商务部提出企业内部出口控制机制的基本要素如下:

(一)拟定政策声明

企业应拟定政策声明,以此申明企业将把严格执行国家出口管制政策法规作为发展经营战略的重要内容。政策声明对内作为出口控制机制的指导原则,对外可起宣传作用。

政策声明的内容应包括:企业遵守国家出口控制法律法规承诺;企业高级管理层对企业内控机制的支持态度;企业在任何情况下均不从事违反国家出口管制政策法规活动的自我约束目标;员工(包括直接和间接从事出口工作的员工)承担企业出口控制义务的责任等。

政策声明应体现企业守法原则,由企业主要负责人签署,并以适当形式发布。应做到企业内部尽人皆知。

(二)建立组织机构

设立企业内控机制的组织机构,明确主管部门和人员职责。

建立组织机构应考虑:内控机制组织体系的设置;内控机制机构的职能;企业出口控制专(兼)职人员岗位职责、权限及联系方式等。

企业建立组织机构应体现独立性原则,授权专责人员对任何有异议的出口行为发出禁令或征询政府主管部门的意见。同时应避免由单人负责审查和判断某些复杂交易是否合法,以确保对企业所有出口和转口的有效监控。

(三)制定审查程序

出口审查程序要明确企业运作过程中哪些特定环节需要实行内部出口控制,通过程序化、制度性管理,杜绝受控物项和技术出口的随意性。

审查程序涉及的环节主要是:客户提出需求意向、询价、技术交流、签署合同、产品生产、发货以及售后服务等。

审查的要点为:出口物项是否为国家出口管制清单控制物项;物项或技术出口是否符合国家出口管制政策法规;出口国别是否为受联合国制裁国家或其他敏感国家;最终用户和最终用途是否存在风险;客户的支付方式是否符合一般的商务习惯;出口运输路线是否合理等等。

审查程序是企业内部控制机制的关键要素,也是实现出口控制目标的核心步骤,并具有较强的政策性和专业性,应力求严谨、缜密。为积极体现全面控制原则,审查程序可包括与政府主管部门衔接的工作流程。

(四)编制管理手册

企业通过管理手册在内部普及国家出口管制法律法规、企业内部控制制度,使企业工作人员能够利用手册及时了解并有效执行企业内部控制制度。

管理手册内容通常包括:国家出口控制相关的政策法规概要;企业政策声明、组织机构、审查程序、本企业经营的受控物项或技术、依据全面控制原则可能受控的物项和技术、出口控制审查要点、出口控制要求的各类文件表格、内控机制咨询方式、专(兼)职人员名单及联系方式、国家出口控制相关主管部门及联系方式、企业出口控制工作宣传资料和培训信息、其他内控机制的规章制度、信息等。

管理手册亦可在企业内部网络上发布,内容力求体现完整、规范、及时、便于执行等。

(五)开展教育培训

针对企业实际状况制定培训计划,依次对企业员工进行培训,保证所有与出口活动相关员工接受必要的培训。

培训计划安排应以企业员工及时了解国家出口管制政策法规,有效执行企业内部出口控制要求、相关人员能妥善处理出口管制问题为目的;可视企业实际状况定期、不定期进行培训,亦可采取网上培训等形式开展;培训活动可由企业内部人员独立进行,或可邀请政府主管部门官员或专家学者进行授课;企业内控机制专(兼)职人员应尽可能性定期参加政府主办的各类出口管制政策发布、培训或研讨活动。

(六)保留资料档案

完整、准确保留与出口控制相关的文件。这类文件应包括:出口记录;与政府部门沟通情况;客户信息及往来文件;许可申请文件;许可审批文件以及出口项目执行情况等。

应对以电话、传真、电子邮件和其他方式的接洽予以纪要,并明确相关贸易文件存档程序及保管要求。

此外,企业应结合已有的内部规章,对内控机制的运作进行监督,对违规行为采取相应的处罚措施,以确保内控机制的有效执行。

四、政府企业联动,落实工作安排

国家鼓励、支持企业建立内部出口控制机制。为推进企业建立健全内部控制机制,商务部将分阶段、多层次指导企业建立内部控制机制。有关安排如下:

(一)发布《企业内部出口控制机制建设框架》,为企业建立内部控制机制提供指导。

(二)配套出台激励措施,将企业建立并执行内部控制机制作为授予许可便利的重要条件等。

(三)培育和壮大企业内部控制机制专家支持队伍。为企业提供国家出口管制法规和企业内部出口控制机制建立要求以及专业技术等方面的咨询服务。

(四)开展多种形式的宣传培训活动,支持和帮助企业建立内部控制机制。同时,发挥省级商务主管部门作用进一步做好服务。

(五)对企业内部控制机制建立和执行情况进行规范和监督。制定企业内部出口控制机制审核规范,对企业特别是取得出口许可便利条件及特定敏感行业企业,进行定期或不定期监督检查。

                        中华人民共和国商务部

○○七年八月二十九日



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